Ako naplánovať sťahovanie kancelárie: postup krok za krokom

Od čoho začať plánovať sťahovanie kancelárie?

Od dvoch dátumov, ktoré nemáte vo vlastných rukách: kedy musíte odovzdať staré priestory a odkedy môžete vstúpiť do nových. Rozdiel medzi nimi je váš skutočný čas na presun. Ak medzi dátumami vznikne medzera, vyriešte vopred, kde bude v tom čase technika a archív.

Potom si prečítajte nájomnú zmluvu k starým priestorom: kedy a v akom stave sa odovzdávajú, či sa vracajú prázdne a zametené a čo v nich patrí prenajímateľovi, napríklad priečky, kuchynka alebo nábytok. Podľa toho sa rozhodne, čo pôjde preč a čo ostane na mieste.

Dopyt na sťahovaciu firmu pošlite, hneď ako poznáte dátumy. Firma by mala prísť na obhliadku starých aj nových priestorov, spočítať pracovné miesta, techniku a archív a overiť výťahy a parkovanie. Väčšie celky na viacerých poschodiach popisuje stránka sťahovanie firiem Bratislava, priebeh celého presunu domovská stránka o službe sťahovanie kancelárií.

Aké pravidlá majú budovy a prečo sa pýtať skôr?

Správca budovy určuje, v ktorých hodinách sa smie sťahovať, či treba rezervovať nákladný výťah, kde môže stáť vozidlo a či od sťahovacej firmy vyžaduje doklady, napríklad o poistení. Na odpoveď potrebuje čas, preto sa pýtajte pred výberom termínu, nie po ňom. Opýtajte sa v oboch budovách, pravidlá nemusia byť rovnaké.

Zistite aj rozmery vchodov, dverí a výťahu. Dlhý regál, trezor alebo recepčný pult sa v novej budove nemusí dostať ďalej než k vchodu, a to sa ukáže najhoršie v deň presunu.

Kto má sťahovanie firmy riadiť a za čo zodpovedá?

Plán potrebuje jedného koordinátora s právom rozhodovať, najčastejšie office manažéra alebo asistenta konateľa. Ostatní majú jasne vymedzený úsek. Bez toho sa o stoloch, technike a termíne rozhoduje po oddeleniach a plán sa rozpadne.

Aj sťahovacia firma by mala mať jedného koordinátora, s ktorým sa váš koordinátor dohovára. Každé firemné sťahovanie riadi jeden koordinátor, ktorý je jediným kontaktom pre vášho office manažéra.

Ako pripraviť súpis a plán rozmiestnenia?

Začnite súpisom: počet pracovných miest, kusy nábytku podľa druhu, technika, bežné metre archívu a spoločné priestory ako zasadačka, kuchynka a recepcia. Súpis rozhoduje o všetkom ostatnom, od počtu ľudí na presun po veľkosť vozidla.

Potom nakreslite plán rozmiestnenia nových priestorov, teda pôdorys s miestnosťami a stolmi. Každá miestnosť a každý stôl dostane kód a rovnaký kód sa nalepí na nábytok, krabice a techniku. Po presune tak každý nájde svoje miesto bez hľadania a tím v novej kancelárii skladá nábytok podľa plánu, nie podľa odhadu.

Plán overte proti skutočným rozmerom: či sa stôl vojde do miestnosti, či sú zásuvky pri pracovných miestach a či sa dá otvoriť skriňa.

Čo sa do nových priestorov neberie?

Pri súpise sa zvyčajne ukáže, že časť nábytku a techniky do nových priestorov nepôjde. Rozhodnite to pred balením, nie v deň presunu, a tieto kusy zreteľne označte. Možností je viac: nechať si ich, predať, darovať, odviezť alebo zlikvidovať. Ako sa rozhodnúť, opisuje článok čo s kancelárskym nábytkom.

Ak nájomná zmluva žiada prázdny priestor, rieši to služba vypratávanie Bratislava: odvoz, triedenie a odovzdanie prenajímateľovi.

Ako naplánovať IT, internet a telefóny?

Technika je najcitlivejšia časť presunu. Zálohu urobte pred vypnutím a overte, že sa dá obnoviť. Servery a sieťové prvky vypína a odpája váš IT správca, sťahovacia firma ich prevezie a postaví na miesto. Zapojenie a spustenie systémov v novej kancelárii patrí opäť správcovi.

Pripojenie na internet a telefónne linky objednajte skôr, než určíte deň presunu. Poskytovateľ vám povie, kedy vie linku sprevádzkovať, a od toho závisí, kedy sa v novej kancelárii dá začať pracovať. Prevoz počítačov v antistatických fóliách a prepravkách so štítkom pracovného miesta popisuje stránka sťahovanie IT techniky a archívu.

Čo s archívom a dokumentmi pri sťahovaní?

Najprv zistite, čo ste povinní uchovávať, a až potom škartujte. Pri sťahovaní vzniká pokušenie vyhodiť staré papiere hromadne, a takto sa dá zničiť aj to, čo sa uchovávať musí. Účtovné doklady a účtovná závierka sa napríklad uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú. Lehoty a ďalšie podrobnosti sú v článku archivácia dokumentov podľa zákona.

Archív prevážajte v uzamykateľných boxoch v poradí regálov a police očíslujte. V novej kancelárii sa potom spis hľadá tam, kde bol predtým.

Mení sa pri sťahovaní aj sídlo firmy?

Ak má nová adresa byť sídlom, zmenu treba zapísať. U s.r.o. sa zapisuje do obchodného registra a k návrhu sa podľa okolností prikladá doklad o práve užívať nové priestory. Zmenu sídla preto riešte spolu so sťahovaním a nepočítajte s tým, že zápis bude hotový presne na deň presunu. Postup je v článku zmena sídla firmy.

Ako prebieha balenie a označovanie?

Zamestnanci balia len osobné veci do označených krabíc, techniku a archív balí sťahovacia firma. Každý stôl, stolička aj krabica dostane štítok s kódom z plánu rozmiestnenia. Krabice s technikou nemiešajte s dokumentmi a ťažké veci dávajte do malých krabíc, aby ich zvládol jeden človek.

Ako vyzerá deň presunu a odovzdanie starých priestorov?

Koordinátor riadi poradie vozidiel podľa harmonogramu a v novej kancelárii sa nábytok skladá podľa plánu rozmiestnenia. Termín si vyberte podľa toho, kedy sa u vás najmenej pracuje. Sťahujeme aj v noci a cez víkend podľa toho, kedy vám prevádzka najmenej prekáža.

Po presune prejdú nové priestory office manažér a koordinátor sťahovacej firmy a spíšu odovzdávací protokol. Potom sa odovzdajú staré priestory prenajímateľovi: odfoťte ich stav, vráťte všetky kľúče a karty a prejdite nájomnú zmluvu bod po bode.

Checklist: čo urobiť v ktorej fáze