Archivácia dokumentov podľa zákona: čo uchovať pri sťahovaní firmy

Ktoré dokumenty musí firma uchovávať a ako dlho?

Základom je zákon o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z., § 35 a § 36). Účtovná jednotka musí uchovávať účtovnú dokumentáciu počas lehôt, ktoré tento zákon určuje, a na nakladanie s ňou sa vzťahujú aj všeobecné predpisy o archívnictve.

Príklad: účtovnú závierku za rok 2022 treba uchovať do 31. decembra 2032. Takto ten istý výpočet uvádza aj Finančná správa SR.

Mzdové, personálne a iné dokumenty majú lehoty v osobitných predpisoch a v registratúrnom pláne firmy. Tieto lehoty tu neuvádzame, opýtajte sa na ne účtovníka alebo mzdovej učtárne.

Čo je registratúra a platí zákon o archívoch aj pre moju firmu?

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach hovorí o pôvodcovi registratúry. Je to právnická alebo fyzická osoba, z ktorej činnosti vzniká registratúra, teda súbor všetkých evidovaných záznamov. Pôvodcom je preto aj bežná firma.

Ministerstvo vnútra SR v orientačnej pomôcke z roku 2024 delí pôvodcov na tri kategórie. Prvá musí vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán, patria sem napríklad orgány verejnej moci, školy a právnické osoby, ktorých postavenie upravuje zákon. Druhá vypracúva len registratúrny plán, patria sem podnikateľské subjekty, z ktorých činnosti vznikajú archívne dokumenty. Tretia nemusí vypracovať ani jedno, patria sem aj fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia.

Aj pôvodca, ktorý poriadok či plán mať nemusí, má podľa zákona povinnosti: evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a zabezpečiť ich trvanlivosť a hodnovernosť od vyhotovenia alebo prijatia až do vyradenia z registratúry (§ 16 ods. 2 písm. a) a d), ods. 5).

Do ktorej kategórie patrí práve vaša firma, spoľahlivo určí ministerstvo alebo štátny archív. Zákon dáva pôvodcovi právo požiadať ich o informáciu, odbornú radu a usmernenie (§ 16 ods. 1 písm. a). Kontakt na Štátny archív v Bratislave nájdete na stránke Ministerstva vnútra SR.

Papierová alebo elektronická archivácia dokumentov: čo zákon pripúšťa?

Finančná správa uvádza, že účtovná jednotka môže archivovať účtovnú dokumentáciu v listinnej alebo elektronickej (digitalizovanej) podobe, prípadne obe skombinovať. Zákon o účtovníctve k tomu v § 35 ods. 5 dopĺňa, že ak uchovávate len záznamy, ktorých podoba vznikla transformáciou, treba splniť aj požiadavky podľa § 31 ods. 3.

Zákon o archívoch a registratúrach upravuje transformáciu záznamu, teda napríklad skenovanie papiera (§ 16b). Skenovať sa dá spôsobom, ktorý zaručuje hodnovernosť záznamu: sken musí mať rovnaký informačný obsah ako originál, ostať čitateľný a uchováva sa počas celej lehoty uloženia. Pôvodca, ktorý záznam transformoval, môže pôvodný záznam vyradiť bez vyraďovacieho konania. Povinnosti podľa osobitných predpisov tým nie sú dotknuté.

Elektronický archív treba chrániť rovnako dôsledne ako papierový. Zákon o účtovníctve ukladá chrániť účtovnú dokumentáciu pred stratou, odcudzením, zničením a poškodením a chrániť aj technické prostriedky, nosiče informácií a programové vybavenie pred zneužitím a neoprávneným prístupom (§ 35 ods. 1). V praxi to znamená zálohy a riadenie prístupov.

Ako pripraviť archív na sťahovanie kancelárie?

1. Roztrieďte dokumenty na tri hromady: to, čo sa uchovávať musí, to, čo ešte potrebujete, a to, čo je po lehote. Lehoty si overte u účtovníka, nie od oka.
2. Nič neškartujte v deň balenia. Rozhodnutie o škartácii urobte vopred a zapíšte ho.
3. Krabice číslujte a veďte súpis: oddelenie, obdobie, obsah. V novej kancelárii sa tak spis nájde bez otvárania krabíc.
4. Dokumenty s osobnými údajmi prevážajte v uzamykateľných boxoch. Zákon o archívoch ukladá pôvodcovi obmedziť prístup k záznamom s osobnými údajmi (§ 16 ods. 2 písm. j).
5. Určite, kto box zamyká a kto ho v novej kancelárii otvára. Pri sťahovaní zamkne box váš zamestnanec a otvára ho až on.

Prevoz archívu v uzamykateľných boxoch v poradí regálov popisuje stránka o službe sťahovanie IT techniky a archívu. Ak časť archívu ide preč, označí sa už pri balení a vezie sa oddelene. Odovzdanie starých priestorov prenajímateľovi rieši vypratávanie Bratislava. Celý plán presunu opisuje článok ako naplánovať sťahovanie kancelárie.

Čo s archívom, keď firma zaniká alebo končí podnikanie?

Zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke pred zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou. Ak povinnosť nesplní, uchovať dokumentáciu musí posledný štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu oprávnený konať za jednotku (§ 35 ods. 6). Pri úmrtí fyzickej osoby prechádza zodpovednosť za uchovávanie dokumentácie podľa Finančnej správy na dediča.

Pôvodcovia podľa § 16 ods. 3 a 4 zákona o archívoch, teda verejnoprávne subjekty a tí, ktorých určí ministerstvo alebo štátny archív, majú pri zániku bez právneho nástupcu povinnosti aj voči štátnemu archívu. Musia mu bezodkladne predložiť návrh na osobitné vyradenie záznamov a odovzdať záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (§ 16 ods. 2 písm. o).

Kto doklady po zániku konkrétne prevezme, závisí od spôsobu zrušenia firmy. To s vami prejde účtovník alebo advokát.